Miten uudistat pakkopullapalaverit yhteisöllisyyden areenoiksi?

Nykyajan työpaikat janoavat keskustelevuutta, yhteistä ymmärrystä ja ideointia, avoimuutta, luottamusta, mutkatonta pöhinää ja tilanteita, joissa itseohjautuvuutta kiritetään ja oppimista kannustetaan. Mitä meillä normityöpaikalla on tarjolla; liikaa pakkopullapalavereita, joissa käsitellään epäoleellisia asioita, pomon yksinpuhelua, valmistelemattomia katsauksia, jankuttavia puheenvuoroja, läppärin ruutuihin pakenevia, somessa roikkuvia osallistujia? Mitä voisi ainakin tehdä?

Ensimmäinen askel; tunnistakaa ja korvamerkitkää käsiteltävät asiat

Jäsentäkää ja sanokaa ääneen millaisin tavoittein erilaisia asioita käsitellään. Tyypillisesti voitanee erotella

-      Tiedotettavat asiat; lyhyt käsittely (ei juurikaan keskustelua tai sitten hoidetaan ne sähköisesti)

-      Katsaukset, esitykset; napakka, valmisteltu puheenvuoro, selkeä ehdotus (tarkentavat kysymykset sallittu)

-      Linjattavat ja päätettävät asiat; yhteinen käsitys suunnasta, kirjattava selkeä päätös tai kannanotto

-      Ideoitavat, kehitettävät, nupuillaan olevat asiat ja vapaamuotoiset keskustelut; ei tarvitse syntyä ”ratkaisua”, tärkeää  ymmärryksen ja sitoutumisen lisääntyminen.

Oleellista on, että porukat tietää (jo ennalta) eri teemojen luonteen, tavoitteen ja lopputuleman.  Aikatauluttakaa teemat tärkeyden mukaan, älkää jättäkö niitä kiinnostavimpia, kuumia perunoita viimeiseen seitsemään minuuttiin kun kaikilla on jo toinen jalka ulko-ovella.

Toinen askel; antakaa tilaa ja aikaa vapaamuotoisuudelle peruskokouksissa

Jos halutaan aidosti keskustelua, ideointia ja sitoutumista niin raaka totuus on, että niille pitää antaa aikaa ja muita tulokulmia on supistettava. Ja hei; sen 30 minuutin ”tehokkaan” palaverin (liian hätäisen pintaraapaisun) jatkoksi voisi huoletta laittaa ainakin vartin lisää - se tuskin syöksee myyntiä ja kannattavuutta miinukselle, mutta saattaa lisätä kummasti innostusta ja energiaa.

Vapaamuotoisempi käsittely ei tarkoita tyhjänpäiväistä, jäsentymätöntä pulinaa ja kaoottista  keskustelua. Se on parhaimmillaan tavoitteellista, sopivasti ohjattua mielipiteiden vaihtoa, ideoiden pallottelua, tärkeiden linjausten maistelua ja tulkintaa, luontevaa kysymysten esille nostamista jne.

Kolmas askel: erilaistakaa palaverit ja tilaisuudet

Nuotitetaan ja muotitetaan työpaikkojen eriluonteiset  tapaamiset ja kohtaamiset.Edelleen tarvitaan niitä tehokkaita, määrämuotoisia, tiukempia palavereja, maanantaikokouksia ja torstain osastomiitingejä. Mutta sallikaa, raivatkaa tilaa ja organisoikaa niitä muitakin; Järjestetään viikoittaiset pikavartit, perjantain vapaasti muotoutuvat pidennetyt aamukahvit, kuukausittaiset teema-istunnot, viidennentoistapäivän väliaikakatsaukset, uudistumisen kirkastusjuhlat, johdon kyselytunnit. Palastellaan ne kahden päivän Kick-offit ja suunnittelupäivät ja ripotellaan lyhyempiä työpajoja vaikka kvartaaleihin säilyttäen kuitenkin niiden kepeys ja energisoivuus. Pidetään huolta, että myös ne spontaanit törmäykset  kahvilla ja työpaikkojen toreilla toteutuvat.

Älkäämme vain jupisko kuinka paskoja palavereja meillä on, vaan kokeillaan ennakkoluulottomasti mikä juuri meille sopii ja mitä tarvitsemme. Sitten vaan treenaamaan ja arvioimaan.

Kirjoittaja on pitkän linjan valmentaja ja kehittäjä, joka on kirjoittanut kirjan johdon ja henkilöstön välisistä jännitteistä ja siitä miten yhteistä ymmärrystä ja tekemisiä voisi lisätä työpaikoilla, kehittämishankkeissa, uudistumistilanteissa jne.

Kirja ilmestyi marraskuussa 2019 ; JOHDETAAN YHDESS’Ä - Hypeä vai työpaikan todellisuutta ?

KirjalLöytyy mm. Kauppakamarin kirjakaupasta.

timo.huttunen@muuvon.fi  www.muuvon.